Digital Workplace en 2023 : et si on se (re)posait les bonnes questions…

Intégrer la digital workplace dans le flux de travail… ou l’inverse ? Dans un cas, on apporte de l’intelligence pour traiter les informations et on aiguille l’utilisateur là où sa contribution est attendue.

Google Workspace incarne cette approche « portail », avec Gmail comme centre de gravité.
Dans l’autre cas, on pousse les processus métiers dans des espaces collaboratifs. Slack est un exemple de cette stratégie « messagerie d’équipe ». Certaines solutions unifient les deux options.

Chez Microsoft, le trait d’union s’appelle Viva Connections. Il permet d’intégrer des sites SharePoint dans Teams.

Quel que soit le chemin emprunté, la place de l’e-mail est un indicateur de réussite de la Digital Workplace, affirme Lecko, un cabinet de conseil spécialisé. L’idée est d’en ventiler les usages vers d’autres briques, en tendant de manière générale vers le « zéro pièce jointe ».

La transition suppose des fondements techniques solides : performance réseau, référentiel d’identité Cloud, portabilité sur mobile, etc. Et des niveaux d’ambition clairs, sur des questions allant de la gestion du personnel de terrain à l’usage du low-code.

La volonté doit par ailleurs être forte de porter la collaboration dans le Cloud. Rester dans l’entre-deux – par exemple, en échangeant sur Teams mais en gardant l’édition de documents sur poste fixe partagé – générera de la frustration.

Teams as a platform

Côté Microsoft, acteur dominant de la Digital Workplace, l’interopérabilité avec Teams conditionne de plus en plus l’évolution des briques d’Office.

Le phénomène s’accentue avec la gamme Viva. Cette dernière permet – moyennant un surcoût pour certains modules – de renforcer Teams en tant que « hub applicatif », en complément aux intégrations sur étagère et à la plate-forme Power.

Dans la pratique, à ce jour, il n’est pas si simple de construire sa Digital Workplace dans Teams en fonction de l’usage qu’on a du reste de la suite.

Les activités émanant des documents, des cartes Planner et des notes OneNote ne remontent pas systématiquement dans le flux de conversation, entre autres. Quant aux notifications, elles sont aujourd’hui centralisées dans une seule liste. Et l’ouverture aux applications externes progresse lentement (elle consiste pour le moment majoritairement en des encapsulages).

La maturité d’usage dans Teams peut se caractériser sur une échelle à trois niveaux.
Au premier, la messagerie devient l’espace de partage de l’ensemble de l’information de référence. Au deuxième, elle s’impose comme espace d’échange structuré. Au troisième, elle fait office d’espace de management : l’équipe rend son activité visible grâce au kanban dans Planner et les échanges de coordination se font directement dans les cartes.

Pour en arriver là, on aura impérativement défini des conventions d’usage : conversera-t-on dans ou hors des documents ? Quelle part de la discussion se fera encore par e-mail ? Partagera-t-on une
partie des informations dans des canaux privés en plus des canaux contextualisés ?

Il en va d’un objectif : éviter tout éparpillement fonctionnel… et le recloisonnement d’information qui peut s’ensuivre. Dans cet esprit, on gardera, en phase d’exploitation, l’œil sur les espaces inactifs.

Avec ses quatre briques axées sur la dataviz, les apps métiers, les workflows et les bots, la plate-forme Power peut pallier – là aussi moyennant d’éventuels surcoûts – les limites fonctionnelles de Teams. Elle y est effectivement connectée, en plus de son positionnement historique d’orchestrateur au niveau de Microsoft 365.

Gmail au cœur du flux

AppSheet, son pendant chez Google, n’en est pas encore au même niveau d’intégration : la connexion avec la messagerie d’équipe (Chat) en est au stade expérimental (bêta publique).

Mais que ce soit l’une ou l’autre, on y verra plutôt un levier de soutien aux équipes de la DSI qu’un outil à tout faire pour les métiers (les fameux « développeurs citoyens »)…

Sur Google Workspace, Gmail est le point central. Chaque e-mail représente une tâche avec l’historique des échanges et le niveau d’avancement. L’utilisateur traite l’information dans une logique de flux, puis interagit avec d’autres briques de la suite. La refonte de Chat renforce ce type de collaboration à l’aide des bots intégrés et de l’agrégation dans des « espaces », souligne Lecko.

L’application Sites est disponible comme alternative à SharePoint pour faciliter la découverte de contenu et des bonnes versions d’un document. Mais Google Workspace ne dispose pas d’un outil référent pour structurer l’information à l’échelle d’une organisation. La brique réseau social (Currents) est par ailleurs en cours d’abandon, ce qui n’encourage pas le décloisonnement.

Que ce soit pour des questions de coûts (modules Viva), d’UX (SharePoint), de maîtrise du processus de publication (Teams) ou de gestion des cas d’usage avancés, on peut songer à appliquer une surcouche à Microsoft 365.

En la matière, Powell est, selon Lecko, l’environnement le plus complet et le plus configurable du marché. Il s’inscrit dans une approche généraliste de la digital workplace (communication, productivité/processus, gouvernance) et se déploie directement sur l’infrastructure Microsoft cliente.

Les alternatives à Google-Microsoft : Talkspirit, Jamespot , Jalios…

LumApps fonctionne sur infrastructure tierce. Il suit une logique d’agrégateur. L’information est organisée sous forme de widgets et est poussée vers les espaces collaboratifs en fonction des profils utilisateurs.

Beezy partage cette approche, avec un rendu en flux de cartes « à la Viva »… et un avantage : la possibilité d’effectuer toute l’activité en un seul endroit. On le retrouve chez Talkspirit, qui part des usages collaboratifs pour construire une Digital Workplace unifiée. Un bot insère de l’information directement dans les activités de l’utilisateur, qui n’a pas besoin de changer d’interface.

Comme Talkspirit, Jamespot et Whaller se positionnaient initialement comme « intranets intelligents » tendant à outiller les usages collaboratifs sur Office et G Suite (ancien nom de Google Workspace).

Avec des intégrations telles qu’OnlyOffice pour la bureautique et Jitsi pour la visio, ils sont devenus une alternative potentielle, apportant parfois des UX plus travaillées. Mais ils restent tributaires de Google et Microsoft pour l’e-mail. La situation devrait évoluer cette année, spécialement avec l’appui de BlueMind (Jamespot et Talkspirit mènent des expérimentations). Restera le problème des drives, encore en retrait face à ceux des fournisseurs majeurs.

Jalios est aussi sur une approche tout-en-un, à la fois comme complément à Google/Microsoft et comme concurrent (par exemple avec sa messagerie d’équipe Collab’Horizon). Idem pour Wimi, centré sur les concepts de projets et d’espaces de travail.

D’autres ont une couverture fonctionnelle plus spécifique, à l’instar de Staffbase, portail de communication interne configurable en tant que porte d’entrée sur Microsoft 365. Ou de Steeple, outil de type réseau social assurant la diffusion d’information sur les équipements des utilisateurs sans chercher d’intégration profonde avec d’autres solutions

Pour aller plus loin sur le sujet :

> Digital Workplace : les alternatives à Microsoft 365 émergent enfin

>  Digital Workplace : comment organiser le travail en mode hybride

> Travail numérique et sobriété : les pistes pour agir